Срочная постановка управленческого учета - наша специализация! Индивидуальный подход!
Методы и этапы внедрения управленческого учета
Рассмотрим ситуацию на примере небольшой производственно-торговой компании, выросшей из малого бизнеса, где учредители сами рассчитывали потребность в объеме выпуска продукции, себестоимость. Ежедневно проводились совещания где обсуждались вопросы количества продукции заказанное клиентами, условия оплаты по договору и как много продукции останется после отгрузки на складе. Бухгалтерия вела бухгалтерский учет по всем нормам, отчитывалась по налогам и результатам деятельности в налоговой. При подобном взаимодействии до определенного времени не возникало вопросов и претензий к работе коллег, и бизнес постоянно рос. Компания увеличилась до таких оборотов, что
- менеджеры по продажам ежедневно продавали не один, а множество заказов,
- был сформирован отдел закупок, задачей которого стало обеспечение остатков на складе,
- появились бухгалтеры на участках – касса, запасы, зарплата и т. д.,
- были открыты обособленные подразделения в регионах, организационная структура которых повторяла центральный офис.
При новом масштабе собственники перестали самостоятельно контролировать все участки бизнеса. Теперь за работу отвечали нанятые топ-менеджеры. Но каждый отдел отчитывался о своей работе в таблице Microsoft Excel, а коммуникации осуществлялись главным образом с помощью пересылки таблиц по электронной почте.
При этом ответственный главный бухгалтер все так же хорошо вел бухгалтерский учет в «1С», но данные бухучета не отвечали на вопросы, которые больше всего волновали учредителей, а именно:
- сколько и какой именно продукции необходимо продать, чтобы достигнуть плановых показателей прибыли, поставленных компанией на текущий год;
- сколько косвенных затрат приходится на единицу продукции в городе Гжель, а сколько в других городах;
- какой магазин работает хуже, или лучше и каковы причины;
- что для компании более выгодно – продавать оптом или в розницу, в интернете или в магазине;
- какова маржинальность производимой продукции и сколько продукции требуется продать, для достижения точки безубыточности;
- превышают остатки продукции на складах оптимальные, требуется ли корректировка закупочной политики;
- следует ли закрыть обособленное подразделение в Екатеринбурге, как нерентабельное или наоборот его требуется развивать;
- основываясь на каких показателях, будет сформирован бюджет следующего года;
- и другие.
Как правило на этом этапе у собственника и руководства компании появляется вопрос о рациональности внедрения управленческого учета, как новой ступени в успешном функционировании предприятия, когда все бизнес-процессы объединяются одной целью – получение понятной прозрачной отчетности, достоверно отражающей деятельность, где любая итоговая цифра может быть расшифрована при нажатии нескольких кнопок.
Управленческий учет – это система сбора и структурированного внесения информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, внедрение управленческого учета позволяет установить контроль над предприятием и облегчить принятие управленческих решений.
Прозорливые владельцы бизнеса нередко настаивают на ведении управленческого учета с самого начала функционирования предприятия, но особенно важно организовать управленческих учет на предприятии когда бизнес масштабировался и применение введенных ранее форм внутренней отчетности не позволяет получить полную картину состояния дел в компании. Практика внедрения управленческого учета с нуля распространена даже в крупном бизнесе.
Перед постановкой управленческого учета. Несколько важных правил
Внедрение управленческого учета – затрагивает всех работников предприятия, максимальная нагрузка ложится на сотрудников финансовых служб. В действительности внедрение управленческого учета - процесс масштабный, представляет собой построение системы, в которую исходные данные попадают в начале процессов (данные о заказе – из CRM, данные о начислении заработной платы – из табеля и т.д.), а затем обрабатываются.
Иначе получится повторение уже пройденной многими компаниями лоскутной автоматизации. Доказано опытом – лоскутная автоматизация это дорого и неудобно.
Любой масштабный проект требует нескольких важных шагов:
- Он должен быть однозначно одобряем и стимулируем руководством компании и собственниками. На совещаниях и в любых других коммуникациях руководство должно занимать активную позицию и «продвигать» внедрение.
- Под внедрение должна быть сформирована команда. Это могут быть приглашенные консультанты, собственные сотрудники, вновь нанятые сотрудники, любые комбинации из них. Численность группы внедрения зависит от масштабов бизнеса. Но эти люди должны главной своей обязанностью иметь внедрение, а не рутинные процессы.
- В каждом отделе, задействованном во внедрении, нужно выделить ключевого сотрудника (желательно технически подкованного) и вести все коммуникации по внедрению с ним.
Мы специализируемся на:
Консолидации управленческих отчетов (управленческой отчетности)
Оптимизации персонала
Разработке ключевых показателей эффективности
Внедрении KPI
Постановке процесса интеграции данных бухгалтерского и управленческого учета
Основы внедрения управленческого учета предприятия
Как и в любом масштабном проекте, первым и самым важным шагом к построению системы управленческого учета будет построение методологической модели, т.е. определение ситуации as is («как есть») и to be («как должно быть»).
Анализ текущей работы предприятия – это описания состояния as is. Нужен он для того, чтобы:
- ознакомление с бизнес-процессами
- требуется четко понимать, кто, куда вносит информацию,
- по каким каналам информация распределяется внутри предприятия,
- какие информационные системы используются,
- где хранится база знаний – накопленная информация за период работы предприятия,
- найти полезные практики и бизнес-решения в текущем состоянии,
- снизить объем того, что нужно внедрять заново и тем самым снизить бюджеты, время внедрения и уровень стресса у сотрудников.
В идеале модель as is должна быть начерчена в виде бизнес-процессов, но если вы этого не умеете, то не страшно – любой понятный вам, группе внедрения управленческого учета и ключевым работающим сотрудникам формат подойдет.
Вторым этапом будет построение модели to be.
Вам необходимо описать, как должны строиться бизнес-процессы по-новому. Методология управленческого учета основана на:
- определении конечной цели – какие показатели вам важно получить в итоге (обычно EBITDA, ROA, WC, и .т.д.);
- аналитическом разрезе этих показателей – по каким аналитикам нужно видеть цифры для управления предприятием (по ЦФО, по заказам, по видам продукции и т.д.);
- формировании бизнес-процессов для достижения агрегирования информации на всех уровнях учета по указанным аналитикам.
Без преувеличений, этот шаг – самый ответственный из всего проекта. Цена ошибки здесь высока, поэтому убедитесь, что вы выполнили все пункты из приведенного ниже списка:
- Вы правильно интерпретировали запросы главных пользователей управленческой отчетности – собственников (инвесторов) и топ-менеджмента и знаете, какие показатели они хотят видеть в управленческих отчетах.
- Вы разобрались в особенностях ведения бизнеса и знаете операционные бизнес-процессы от момента точки «входа» (получения заказа или получения плана производства на период) до точки «выхода» (продажи продукции или услуг или получения оплаты от покупателя).
- Вы определили все аналитики, по которым будете формировать управленческий учет. Введение дополнительных аналитик дорого обойдется, так как придется переоформлять всю первичную документацию, поэтому список аналитик должен быть готов до начала разработки форм ввода и отчетов.
- Вы начертили схему формирования управленческих отчетов из первичных форм ввода. На этой схеме должно быть видно как информация, единожды попав в систему, агрегируется по аналитикам и не теряется. Одна и та же информация не должна заноситься в систему дважды. Процессы обработки первичной информации не должны "задваиваться". Для однотипной информации должны использоваться одинаковый набор аналитик учета.
В роли схемы формирования управленческих отчетов хорошо выступает ментальная карта (майнд-мэп) – карта взаимосвязей аналитик в различных формах и отчетах.
Выбор программного обеспечения
Ничуть не менее ответственный шаг – это выбор программного обеспечения, в котором будет вестись управленческий учет. Конечно, возможности у всех компаний разные, но оптимальным является выбор единой программы, в которой возможно ведение операционной деятельности и автоматическое формирование данных для управленческого учета и управленческих отчетов. Это выгоднее чем покупка отдельных модулей, или программ, в которые затем требуется перекачивание первичных документов и внесение информации по аналитике управленческого учета в ручном режиме.
Смена программного обеспечения также может быть сопряжена с выпрямлением бизнес процессов, выявлением задвоенных процессов, двойного ввода и аналогичных действий. Таким образом одновременно с внедрением управленческого учета идет процесс выявления бессмысленных действий на которые расходуются ресурсы в пустую.
Управленческий учет можно вести в Microsoft Excel, но мы используем 1С: УПП и этого не советовала. Сегодня есть великое 1С:УНФ это программы в которые можно грамотно вписать различные виды деятельности предприятия. Эти системы настроены на разные отрасли бизнеса и содержат дополнительные возможности позволяющие максимально использовать для того или иного предприятия, но всегда надо быть готовым к тому, что какие-то формы, процесс придется дописывать индивидуально.
Активная фаза внедрения
Эта фазу называют активной, потому что потребуется немало усилий для запуска в бизнесе тех процессов, которые были изложены и согласованы ранее на бумаге, т.е. в теории. нередко встречается и сопротивление или непонимание со стороны рядовых сотрудников. Именно этих сотрудников требуется убедить и научить работе с новой программой. С этой целью проводятся обучающие тренинги, презентации, инструкции, разъяснения нормативной документации.
После внедрения. Поддержка и исправление ошибок
Несколько месяцев после активной фазы в группе внедрения должна быть открыта горячая линия поддержки пользователей. Ключевые сотрудники в отделах должны своим примером показывать правильное заполнение базы. База должна регулярно проверяться на ошибки, которые должны в мягкой форме быть разъяснены пользователям. Рано или поздно наплыв ошибок и вопросов спадет.
Формирование управленческих отчетов
Это один из самых простых этапов введения управленческого учета, потому что правильно структурированные исходные данные у вас уже есть, ни от каких сотрудников и пользователей вы не зависите. Осталось только автоматизировать логику построения отчета из данных системы, тем более что стандартизированные отчеты уже есть.
В «1С:Управление производственным предприятием» есть управленческий отчет о доходах и расходах, который повторяет логику PnL если статьи затрат вносятся верно. Есть валовая прибыль, которая отражается в разрезе заданных центов финансовой ответственности, есть отчеты по заказам, с возможностью раскрытия структуры себестоимости.
Отчет по движению дебиторской и кредиторской задолженности с указанием сроков долга. По движению денежных средств, движению товаров, запасов и т.д.. Необходимо только настроить отчеты под потребности конкретного предприятия и дописать, как правило с этими процессами проблем не возникает.
Надеюсь, что наш положительный опыт поможет вам избежать части ошибок в построении управленческого учета на предприятии и поспособствует более легкому и быстрому процессу внедрения. Удачи!
Нужна помощь? Обращайтесь! Грамотно объясним нюансы!